HCL Connections

Het product HCL Connections is een online samenwerkingsplatform dat gebruikt kan worden om dagelijkse werkprocessen binnen een organisatie te ondersteunen. Dit in samenwerking met het ecosysteem van leveranciers, externe partnerships en klanten. Binnen de omgeving is het eenvoudig om samen te werken met zogenaamde communities. Dit door teams, afdelingen of meerdere vestigingen te ondersteunen met kennis en dataprojecten.

Ook kan je kennis delen en informatie uitwisselen. Daarmee neemt het samenwerkingsplatform een centrale plek in binnen een bedrijf. Het zorgt ervoor dat gebruikers eenvoudig en snel alle experts, kennis en informatie kunnen ontsluiten. Een gebruiker wordt daarmee efficiënter en effectiever.

hcl logo 400x215
IBM connections 2B 535x337

Bewezen en beproefde technologie
HCL Connections Cloud is gebaseerd op bewezen en beproefde technologieën. Deze zijn op een centrale plek bij elkaar gebracht in een sterk zakelijk platform. De kracht van profielen, netwerken en het geven van updates via een centrale tijdslijn zijn een voorbeeld van die technologieën.

Het vinden van informatie, kennis en kunde
Van alle medewerkers zijn op een centrale plek contactgegevens terug te vinden. Daarnaast is te zien aan welke manager(s) een medewerker rapporteert en wat de expertise en achtergrond van deze persoon is. De werknemer kan dus ook snel gevonden worden op basis van zijn of haar expertise. Iedere werknemer kan een gedeelte van deze informatie zelf up to date houden. Het andere gedeelte wordt toegevoegd vanuit een centrale directory of HR-systeem.

DMS
Binnen HCL Connections is het met de bestandenfunctie mogelijk om de documentenorganisatie breed op een veilige wijze op te slaan. Dit in de cloud van het datacentrum van Belsoft, de Cloud Hosting Service partner van HCL. De data staat in Europa, maar is op verzoek ook te hosten in de US en de Asian Pacific. Zie hier een overzicht van de mogelijkheden van bestanden binnen HCL Connections:

  • Persoonlijke file opslag van 1 terabyte data per gebruiker
  • Klantdossiers (mappenstructuur) in een klant community
  • Samenwerken en delen van bestanden binnen HCL Connections, geen mail
  • Met meerdere personen gelijktijdig aan een document werken met HCL Docs
  • Versiebeheer op documenten
  • Integratie met Windows verkenner voor eenvoudig opslaan van bestanden in dossiers/communities
  • Integratie met office 365, voor eenvoudig opslaan van documenten/mails in dossiers/communities rechtstreeks vanuit Word/Excel/Outlook
  • Full text search door alle data om snel en eenvoudig documenten te vinden.
  • Integratie met MijnAccountantsPortal om eenvoudig dossierstukken te delen met de klant via de portal of de app. Daarnaast kunnen klanten documenten aanleveren die direct in het dossier worden geplaatst.
dms systeem 535x520

Andere functionaliteiten van HCL Connections
Naast de DMS-functies wordt HCL Connections ook veel gebruikt voor de volgende functionaliteiten:

  • Online meetings: Dankzij een online meeting kunnen medewerkers efficiënt samenwerken door een audio/videoverbinding. Dit kan ook tussen medewerkers en klanten. Schermovername behoord ook tot de mogelijkheden. Kenniswebinars voor klanten kunnen op deze wijze ook verzorgd worden.
  • Instant messaging: medewerkers/gebruikers kunnen onderling chatten voor efficiënte en directe communicatie zonder te hoeven mailen.
  • Activiteiten: binnen een klant community kunnen activiteiten opgezet worden om samen te werken met de klant. Denk hierbij aan prepare by client checklist die dan weer getoond wordt in het klantenportaal (MijnAccountantsPortal).
  • Profielen: elke medewerker heeft een eigen profiel met foto en mogelijk contactgegevens. Daarnaast kan het profiel aangevuld worden met 'kennistags'. Hierdoor kan je medewerkers zoeken op basis van het profiel, zodat je kunt zoeken naar de persoon met de juiste kennis. Voor nieuwe medewerkers is het makkelijk om te zoeken wie je moet hebben binnen de organisatie.
  • Wiki/blogs: voor het vastleggen van kennis, handboeken en dergelijken die gedeeld kunnen worden binnen de organisatie.
  • Analytics: Binnen HCL Connections wordt analytics meegeleverd. Hierdoor is er realtime analytics beschikbaar binnen HCL Connections om het gebruik van de omgeving te monitoren en analyseren.
  • Search: Standaard kan binnen HCL Connections perfect gezocht worden. Maar HCL biedt ook een Enterprise search oplossing. Hiermee kunnen meerdere bronnen van de betreffende organisatie en data, beschikbaar op het web, doorzocht worden en gepresenteerd aan een gebruiker.

HCL Connections biedt nog meer voordelen

  • Schaalbaarheid: Alle IBM-medewerkers werken wereldwijd met HCL Connections.
  • Security: HCL Connections voldoet aan wereldwijde security standaarden. Documenten kunnen encrypted opgeslagen worden.
  • Maintenance & Support: 24/7 support vanuit HCL en HCL-partners en het recht op nieuwe versies, fixes en updates.
  • Meertaligheid: De software is beschikbaar in meer dan dertig talen.
  • Mobile: HCL Connections Cloud beschikt over een mobiele app waarmee alle content op mobiele devices beschikbaar is. Een aantal onderdelen is zelfs offline beschikbaar. De app wordt ondersteund door alle grote mobile device managementoplossingen zoals bijvoorbeeld MAAS360 en MobileIron.
  • Keuzevrijheid: Denk hierbij aan Apple desktop of Windows desktop, ondersteuning voor verschillende server operating systemen, smartphones en tablets met diverse operating systems en ondersteuning voor verschillende database types.
  • Partner netwerk: Over de hele wereld kunnen HCL-partners (of HCL zelf) de lokale uitrol verzorgen. Als betreffende organisaties besluiten HCL Connections ook buiten Nederland in te zetten, kan hier gebruik van worden gemaakt.
  • Strategisch: HCL Connections is een onderdeel van de Digital Experience visie van HCL. Hieronder vallen o.a. portalen, digital content marketing, e-commerce, mobile development, enterprise search en analytics.
  • Add-ons: Er zijn verschillende add-ons die het platform kunnen versterken en/of uitbreiden. Voorbeelden hiervan zijn Kudos Boards en ProjExec.

HCL Connections is marktleider op gebied van social software
Verder willen wij je ook wijzen op de erkenning van HCL-software door toonaangevende onafhankelijke onderzoeksbureaus. Zo is HCL (voorheen onder de merknaam van IBM) voor vele achtereenvolgende jaren als marktleider uitgeroepen in Aragon Research Globe voor Enterprise Social Software.

IBM Connections 5 535x190
ibm connections 5 535x350

Het werk wordt effectiever, efficiënter maar bovenal leuker
Een aantal belangrijke onderdelen besparen veel tijd in het dagelijks werk en maken daarmee het werk plezieriger. Dit zijn onder andere het versiebeheer bij bestanden en het direct tonen van de preview van een bestand zodat het downloaden veelal overbodig wordt. Ook kan je reacties bij het bestand plaatsen en discussies direct bij het bestand voeren.

Het resultaat is dat iedereen altijd de juiste (laatste) versie van een bestand beschikbaar heeft binnen de organisatie. Dit kan natuurlijk ook in samenwerking met externe partijen, zodat er vooral minder e-mail benodigd is om datzelfde resultaat te bereiken. Om vergaderingen en andere processen te ondersteunen zijn er ook activiteiten met daarin actiepunten, besluiten en andere onderdelen. Op deze manier is iedereen voor, tijdens en na de vergadering op de hoogte van de openstaande actiepunten, afgesloten actiepunten en andere belangrijke informatie. Zo kan de vergadering weer zijn waar deze voor bedoeld is.