Klantreferentie Rotterdam Sport Support

Er zijn diverse programma’s waarbij kinderen worden gestimuleerd om lid te worden van een sportvereniging en daarmee de sportverenigingen daarmee te versterken. De combinatiefunctionarissen van Rotterdam Sport Support geven de clinics op scholen om te zorgen voor doorstroming naar de clubs. Er zijn ook gebiedscoördinatoren actief die contact houden met verenigingen in een bepaald gebied. Zij adviseren bij het realiseren van ambities en uitdagingen. Besturen van verenigingen krijgen tevens ondersteuning bij diverse zaken zoals ledenwerving en ledenbehoud. “Het doel is dat clubs veel zelf kunnen doen, maar het is ook een mooie rol voor ons om ze daarbij op praktische wijze te ondersteunen”, aldus Bryan Bastiaansen, Beleidsadviseur bij Sport Support Rotterdam.

rotterdam sportsupport logo 400x215 met kader

SugarCRM voor optimaal inzicht in de sportverenigingen
In totaal zijn meer dan 350 sportverenigingen actief in Rotterdam. Met zoveel verenigingen is inzicht van cruciaal belang. Sport Support Rotterdam werkt met SugarCRM om alle sportverenigingen, besturen en contacten inzichtelijk te maken. Bryan Bastiaansen is hier sinds zijn aanstelling als beleidsadviseur 6 jaar geleden de eindverantwoordelijke voor. Hij vertelt: “Er wordt sinds 2009 jaar gewerkt met SugarCRM. We zijn begonnen met het bijhouden van de basisgegevens van clubs: Welke bestuursleden zitten er bij clubs en welke contactgegevens zijn er beschikbaar? Het bijhouden van deze gegevens is nog steeds belangrijk en vormt de basis van hoe SugarCRM gebruikt wordt.” Sindsdien is het gebruik veranderd door meer gebruik te maken van de aanwezige functionaliteit. Inmiddels is namelijk ook de ondersteuning die aan clubs geboden in Sugar geïntegreerd. “Bij langere adviestrajecten houden wij de communicatie en contactmomenten bij in Sugar, alsmede de bijbehorende relaties die wij onderhouden”, licht Bastiaansen toe. Ook andere organisaties waar contacten mee zijn, worden in SugarCRM vastgegelegd. Scholen en het bedrijfsleven zijn hier enkele voorbeelden van.

Deelbaar maken van informatie
Het delen van wat er gebeurt en wat Sport Support Rotterdam doet bij verenigingen is belangrijk. Zeker als er meerdere mensen actief zijn in verschillende rollen. Bastiaansen legt uit: “Het komt bijvoorbeeld voor dat een pedagogisch adviseur een vereniging helpt bij het verkrijgen van een veilig sportklimaat. Tegelijkertijd is een andere collega bezig om een goed werkend bestuur te bewerkstelligen. Tevens is er een combinatiefunctionaris actief die clinics geeft en zorgt voor doorstroming naar de desbetreffende vereniging. Dan is het belangrijk om op de hoogte te zijn van wat er speelt en overzicht te houden. Soms hangen zaken met elkaar samen, waardoor collega’s met elkaar moeten sparren om te kijken wat gebeurt er en waar er een bepaalde aanpak nodig is. Door het vastleggen en samenwerken in SugarCRM kunnen we de korte en de lange termijn visie in de gaten houden.”

Handige dashboards
Gebiedscoördinatoren zijn vaak accounthouder van bepaalde clubs in hun gebied. Om in 1 oogopslag te kunnen zien wat de status is van hun projecten richt Bastiaansen handige dashboards voor hen in. Zij zien meteen in SugarCRM welke hulpvragen er nog openstaan en welke verenigingen er meedoen aan een bepaald project. Ook is zichtbaar welke verenigingen het Sport Plus predicaat hebben. Hiervoor komen verenigingen in aanmerking die zich extra inzetten voor de sport. De Dashboards worden ingericht op basis van filters en rapportages in Sugar.

Open voor alle medewerkers
Op de admin rol na heeft iedereen binnen SugarCRM dezelfde rol en dezelfde rechten. Bastiaansen vindt een open en transparant systeem belangrijk: “We hebben alles open staan. Iedereen kan alles bekijken en verwijderen. Alleen organisaties kunnen niet door iedereen verwijderd en bewerkt worden. En niet iedereen heeft een administrator rol. Door training en hulp bij vragen zijn de medewerkers prima in staat hier op een juiste manier mee om te gaan.” De mobiele app is ook beschikbaar om het werken met SugarCRM nog eenvoudiger te maken voor medewerkers die veel op locatie werken.

Rapportage, verantwoording en toetsing
In samenspraak met de Gemeente Rotterdam is er beleid uitgezet en voor de uitvoer ontvangt Sport Support Rotterdam subsidie. De uitgaven en de resultaten van het beleid en de programma’s worden naar de gemeente verantwoord door middel van rapportages. Deze rapportages vallen ook onder de verantwoording van Bastiaansen. De rapportages zijn afkomstig uit SugarCRM. Ze geven aan wat de resultaten zijn ten opzichte van de gestelde targets door de Gemeente Rotterdam. Ook geven ze inzicht in vragen als: wat was de hulpvraag, wie was er bij betrokken, om welk sportthema gaat het en hoe lang heeft het project geduurd. Bastiaansen: “We kunnen eigenlijk alle KPI’s uitdraaien.De rapportages helpen ons om bepaalde conclusies te kunnen trekken over hoe projecten verlopen, wat we hebben bereikt en waar aanpassingen noodzakelijk zijn. Om een voorbeeld te noemen kunnen we zien hoeveel kinderen er aan een clinic hebben deelgenomen, hoeveel kinderen er komen sporten in de wijk en hoeveel kinderen er via de programma’s moeten instromen bij sportverenigingen aan de hand van de gestelde targets.”

Samenwerking met Acuity
SugarCRM is flexibele oplossing die meegroeit met de richting en wensen van Sport Support Rotterdam. Na het volgen van de Admin Training van Acuity kon Bastiaansen zelf eenvoudig verder. “Als ik echter iets heel ingewikkelds nodig is kan ik altijd bij Acuity terecht. Ook voor het bouwen bepaalde functionaliteit. Samen met de Acuity CRM consultant heb ik een upgrade naar de nieuwe versie gedaan. We hebben nu nog meer toekomstgerichte functionaliteit.”

Naar de toekomst toe wordt er gekeken naar het maken van handige koppelingen. Bijvoorbeeld om nieuwsbrieven vanuit Sugar te kunnen verzenden. Ook het hergebruiken van de opgedane kennis en de aanwezige functionaliteit is een doel. Sport Support Rotterdam onderzoekt een mogelijke uitbreiding van de activiteiten naar de directe omgeving van Rotterdam en hoe de aanwezige kennis daar naar toe gebracht kan worden. Er wordt dan ook gekeken welke rol SugarCRM hierin kan spelen. De aanwezige data krijgen een steeds belangrijkere rol voor Bastiaansen: “Uiteraard blijven we onderzoeken hoe we meer kunnen doen met de aanwezige data in Sugar die we nu beschikbaar hebben. En hoe we nog meer inzichten krijgen uit het systeem. Deze lijn is uitgezet en zal naar de toekomst verder worden uitgebreid.”

www.rotterdamsportsupport.nl