Case Villa Pardoes

De tienjarige Lotte is een meisje met leukemie. Ze is vaak moe en somber dankzij de gevolgen van haar chemotherapie. Elke dag moet ze tegen deze ziekte strijden, wat niet alleen zwaar is voor haar, maar ook voor haar hele gezin. Gelukkig kan ze in Villa Pardoes een geweldige week doorbrengen met haar ouders, grootouders en beste vriendinnetje. Daar wordt ze ondertussen ook voorzien in al haar medische behoeften. Zo kan ze weer even zorgeloos kind zijn.

Maar Lotte is niet het enige kind dat bij Villa Pardoes in Kaatsheuvel een gratis onvergetelijke vakantie krijgt. De instelling biedt dit namelijk voor gezinnen met kinderen van vier tot twaalf jaar die een levensbedreigende ziekte of aandoening hebben.

logo villa pardoes 350x190

Zij krijgen hier de mogelijkheid om aan allerlei geweldige activiteiten deel te nemen in de luxe vakantieverblijven. Dit kan bij attractiepark De Efteling om de hoek of gewoon om samen met familie even tot rust te komen. Leonique Rijnen, gastencoördinator bij Villa Pardoes, vertelt; “Salesforce helpt ons om kinderen met een ernstige medische aandoening een onvergetelijke vakantie te bieden. Zo kunnen ze alle narigheid even vergeten.”

Boekingen regelen voor vijftig weken per jaar
Het verblijf heeft negen vaste medewerkers. Zij worden bijgestaan door nog eens 220 vrijwilligers. Hieronder vallen fondsenwervers, beheerders, gastheren en vrouwen, chauffeurs en tuiniers. Samen kunnen zij elk jaar tot wel zeshonderd gezinnen welkom heten in Villa Pardoes.

Al twintig jaar werkte de instelling met papieren dossiers. Om de efficiëntie te verbeteren besloten ze te gaan digitaliseren. Ze willen immers de verblijven minstens vijftig weken per jaar volledig bezet hebben. Dit vergt een breed scala aan processen, zoals die voor aanmelding. Hierbij moet worden bepaald welke gezinnen in aanmerking komen en welke medische ondersteuning nodig zal zijn bij hun verblijf. Salesforce heeft daarnaast bij Villa Pardoes ook de fondsenwerving getransformeerd. Een van de eerdergenoemde fondsenwervers bij Villa Pardoes is Chantal Frijters. Zij vertelt; “Uitgaven van Villa Pardoes moeten verantwoord kunnen worden. Ook moeten, voordat er problemen mee ontstaan, risico’s bij donaties geïdentificeerd worden.”

Aanmeldingen worden sneller verwerkt
Villa Pardoes heeft in 2019 een speciaal op de instelling afgestemd Nonprofit Success Pack (NPSP) van Salesforce geïmplementeerd gehad. Dit met steun van Salesforce-partner Acuity. Een aanvraag, samen met alle vereiste medische informatie, kan in één dag worden verwerkt. Daarvoor duurde dit proces vier weken. Rijnen legt hier bij uit; “Gezinnen hoeven niet zo lang meer te wachten op een beslissing van Villa Pardoes. Dit dankzij het combineren van Salesforce met een slimmer selectieproces. Het kost minder papierwerk en we kunnen gezinnen sneller een uitnodiging sturen. Dat is geweldig.”

Villa Pardoes heeft haar systemen vol zitten met persoonlijke medische data die veilig en up-to-date gehouden moet worden. Het team voor elk kind moet namelijk de juiste medische professional in kunnen schakelen. Salesforce helpt dit te beveiligen en updaten. De instelling gebruikt daarnaast de Docomotion-app uit de AppExchange. Hiermee vereenvoudigen ze het opstellen van documenten. Denk hierbij aan het fondsenwervingsteam die de app gebruikt om sneller bedankbrieven te sturen. Ook digitale handtekeningen zetten wordt hiermee gemakkelijker gemaakt. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer ouders voor het delen van medische informatie toestemming moeten geven.

Beter donatiebeheer zorgt voor sterkere relaties
Het registreren, beheren en volgen van verschillende soorten donaties door het Villa Pardoes-team, kan ook met het NPSP gedaan worden. Denk hierbij aan donaties verkregen via de website of fondsenwervingsevenementen. Het innen van donaties wordt volgens Frijters ook eenvoudiger dankzij de aangepaste functionaliteit van het platform. Ze geeft aan; “Er is een beter overzicht over prognoses en donaties. Informatie over donateurs, ontvangen fondsen en de soorten organisaties die we benaderen worden weergegeven in rapporten. Om makkelijker voorspellingen te kunnen maken en onze targets te halen, is een goed beeld van het komende jaar essentieel. Tot nu toe is nog geen target aan ons voorbij gegaan!”

Het traject voor het registreren van een nieuwe donateur bevat telefoontjes en e-mails die goed kunnen worden gevolgd. Het team kan sterk voorbereid communiceren, wat zorgt voor een naadloze ervaring. Er zijn een aantal grote donateurs, bijvoorbeeld tien bedrijven die de afgelopen jaren regelmatig doneren. Een goede langetermijnrelatie met hen is natuurlijk van wezenlijk belang. Villa Pardoes nodigt ze graag uit om kennis te maken met de bewoners en vrijwilligers. Denk bijvoorbeeld aan een avond pannenkoeken bakken. Zo zien ze hoe hun geld wordt besteed.

Toekomstige innovatie dankzij het platform
Ondanks dat Villa Pardoes nog maar kort gebruik maakt van Salesforce, stroomlijnen ze er elke dag meer processen mee. Het vergroten van de NPSP-functionaliteit voor het documenteren, beheren en volgen van een verblijf is hun volgende stap. Elk appartement heeft voor specifieke medische behoeften bijvoorbeeld specifieke voorzieningen. Die toewijzing kan met Salesforce beheerd worden, waardoor gezinnen eenvoudiger en sneller kunnen worden ondergebracht.

“Sommige verblijven zijn bijvoorbeeld geschikt voor rolstoelen terwijl andere dat niet zijn. Het blijft cruciaal dat gezinnen dus de juiste faciliteiten beschikbaar hebben. Je kan een gezin dus niet in een willekeurig appartement plaatsen,” vertelt Rijnen.

Villa Pardoes heeft voor deze doeleinden ook een app ontwikkeld. Gasten kunnen hiermee vóór hun verblijf meer informatie over de accommodatie krijgen. Denk hierbij aan het delen van foto’s van hun ervaringen of het inschrijven voor activiteiten. Salesforce integreert de app met de webshop voor een 360-graden overzicht van de organisatie. Het beter stroomlijnen van het voorraadbeheer is hier ook een voordeel van. Als laatste is Villa Pardoes van plan om vrijwilligers ook te gaan beheren via het platform van Salesforce. Zo kunnen persoonsgegevens beter worden beheerd en kunnen vacatures beter gekoppeld worden aan persoonlijke vaardigheden.

“Salesforce helpt ons team en de vrijwilligers om onze gasten een prachtige vakantie te bieden,” voegt Rijnen toe, “Ik kan niet wachten om te zien wat het komende jaar aan innovatie gaat opleveren. Houd ons in de gaten!”