prototype large rich text acuity

Actions
Loading...

Bentacera optimaliseert zijn werkprocessen op basis van Portal technologie van IBM

Als je als organisatie niet afhankelijk wilt worden van één grote leverancier van administratieve software en toch over een betaalbaar platform wilt beschikken voor de communicatie met je klanten, wat doe je dan? Financieel dienstverlener Bentacera nam na een jarenlang ontwikkeltraject een portaal in gebruik dat met verschillende applicaties communiceert, de Bentacera Cloud genaamd. Met dit portaal blijft de organisatie onafhankelijk in zijn IT en kan ze gemakkelijk op nieuwe technologie inhaken, wie de leverancier daarvan ook is.

Vrijheid om processen in te richten

Bentacera is in 2013 ontstaan uit een fusie van de Friese dienstverleners Bent en Acera. Van deze organisaties was Bent de initiatiefnemer tot de ontwikkeling van het portaal. Dat gebeurde samen met zes andere middelgrote accountantskantoren in het land. In 2009 begonnen zij gezamenlijk en ondersteund door onder andere het IT-bedrijf Acuity aan de ontwikkeling van MijnAccountantsPortal (Bentacera nam deze oplossing later in gebruik onder eigen branding). “We wilden zelf de vrijheid hebben om onze processen in te richten en onze keuzen niet opgelegd krijgen door leveranciers van software," vertelt Gooitzen Boonstra, algemeen directeur van Bentacera. “De kracht van MijnAccountantsPortal was juist dat je op de achtergrond de backoffice pakketten kunt vervangen, maar dat een en ander voor de klant gelijk blijft. Als je daarentegen voor een leverancierportaal kiest, vervang je ook deze gemeenschappelijke interface.” Als technische basis voor deze ontwikkeling werd gekozen voor IBM WebSphere Portal. Acuity bouwde daarin het portaal dat met verschillende applicaties kan communiceren. De opzet was dat vervolgens stap voor stap meer functionaliteit zou worden ingebouwd: documenten, digitale dossiervorming en directe online communicatie met de klant, bijvoorbeeld via een chatfunctie.

Stekkerdoos naar tientallen pakketten en applicaties

Het was aanvankelijk een behoorlijk tijdrovend proces, vertelt Boonstra. “We gingen met een aantal verschillende kantoren aan de slag in een werkgroep en dat maakte de doorlooptijd lang. Daar kwam nog bij dat het aansturen van IT-projecten niet ons dagelijks werk is.” Ook het aanbrengen van alle benodigde koppelingen bleek een complexe operatie.

“In feite bouw je een soort stekkerdoos naar tientallen pakketten en applicaties.” Na verloop van tijd kwam de regie meer en meer bij Acuity te liggen en dat bracht schot in de zaak. De keerzijde hiervan was dat dit ook weer nieuwe investeringen vergde en niet elke deelnemer aan het project was daar even enthousiast over. Drie van de zeven ‘founding fathers’ haakten daarom in de loop van het proces af. In 2014 werd tenslotte een belangrijke knoop doorgehakt. Acuity werd eigenaar van de oplossing. Boonstra: “Het is goed dat wij dit initiatief hebben genomen, maar we zijn geen softwarebedrijf. Ergens moet je die grens trekken.” Daarna kwam de ontwikkeling van de Bentacera Cloud in een stroomversnelling, mede dankzij de inzet van de software van Magic xpi voor de koppelingen. Toch duurde het vervolgens nog geruime tijd voordat de medewerkers van de zes Friese vestigingen aan de nieuwe functionaliteiten waren gewend. “Bij de acceptatie van zo’n nieuw platform staat het gebruikersgemak centraal,” benadrukt Boonstra. “Als dat niet in orde is, vergeet het dan maar. Maar ook als alles klopt, zoals in dit geval - dan kost het overstappen op nieuwe werkwijzen nog steeds tijd.”

Nieuwe werkprocessen en klantcommunicatie geven andere software eisen

Die overschakeling was noodzakelijk, verduidelijkt hij, omdat de werkprocessen in de accountancy in hoog tempo veranderen door de verregaande automatisering en digitalisering. “Vroeger wilde je tijdens je controles steeds terug kunnen naar het brondocument. De beweging die je maakte was steeds bottom up. Dat soort controles vindt nu geautomatiseerd plaats, want je legt alles één keer digitaal vast. Dat hoef je niet meer te controleren. Alles wordt daardoor fabrieksmatiger. Je kijkt nu van bovenaf naar het geheel; de beweging is omgedraaid. Zij is top down geworden.” Deze nieuwe werkprocessen stellen andere eisen aan de software. Communicatie met de klant staat nu veel centraler. “De huidige administratieve software is daar niet goed op ingericht,” stelt Boonstra. “En hier beginnen de grote voordelen van onze portal echt op te vallen. We kunnen immers heel snel inhaken op een nieuwe functionaliteit. Zo zijn we samen met Acuity bezig de functionaliteit van IBM Connections Cloud in te bouwen in de portal. Daarmee kunnen we direct online samenwerken met de klant, zelfs in de dossiers. Dat is een stuk efficiënter, je bent van een hoop tijdrovend e-mailverkeer af. Als het aan mij ligt schaffen we al dat ge-email straks volledig af.” De procesoptimalisatie die door de portal wordt ondersteund heeft inmiddels ook in kostentechnisch opzicht vruchten afgeworpen. Boonstra illustreert dit aan de hand van de kosten voor de secretariële diensten en portokosten. Deze zijn de afgelopen jaren met ongeveer 60 procent afgenomen. En dat is veel.

Toekomstvast

De Bentacera cloud wordt inmiddels gebruikt voor het accorderen van aangiften, jaarrekeningen en publicatiestukken. Er worden digitale dossiers in aangemaakt, er is een koppeling met salarispakketten gerealiseerd en er is dashboard-functionaliteit beschikbaar voor het snel aflezen van kengetallen.
Er is ook een mobiele app, waarmee aangiften kunnen worden geaccordeerd en documenten kunnen worden geraadpleegd en toegevoegd aan dossiers. Uitbreiding van deze mobiele functionaliteit staat hoog op het verlanglijstje van Bentacera. Boonstra hamert op het belang van gebruikersgemak. “Daar werken we vooral aan. Het moet echt fijn zijn om op de nieuwe manier te werken. Als dat helemaal het geval is kunnen we pas definitief afscheid nemen van de oude werkwijzen. Dan kan de knop echt voor iedereen om.” Nu de rook van de implementatie is opgetrokken, constateert Boonstra dat zijn organisatie iets zeer moois in handen heeft. “We zijn onafhankelijk in onze software keuzes. Als er binnenkort ergens een start-up opstaat, die een geweldige applicatie heeft voor bijvoorbeeld online urenregistratie, dan kunnen we die direct aansluiten op de portal. We zijn eigen baas over onze eigen IT, we hebben aan Acuity een waardevolle IT-partner en we beschikken nu over een technologieplatform waar we in de toekomst nog veel plezier van zullen hebben.”