Metadata and Analytics

Actions
Loading...
Een communicatieportal vóór accountants dóór accountants
  • Not Featured
  • Aart Nijkamp
  • Aart Nijkamp

Een communicatieportal vóór accountants dóór accountants

Actions
Loading...

Een communicatieportal vóór accountants dóór accountants

  • 19 april 2013
  • ict
  • Aart Nijkamp

Online klantenportals zijn ‘hot’. Maar wat doe je als je als accountantskantoor niet tevreden bent over het bestaande aanbod? Dan bouw je er gewoon zelf één. Drie jaar geleden vonden zeven middelgrote accountantskantoren elkaar in een voor de sector uniek initiatief. Het resultaat, MijnAccountantsPortal,  is op dit moment één van de leading klantportalen binnen de branche. 

 

MijnAccontantsPortal heeft Acuity ict geselecteerd als technologie partner. MijnAccountantsportal.nl is een zogenaamde ‘dunne’ portal gebaseerd op de zeer geavanceerde moderne portal Websphere van IBM.

Online communicatie is al lang geen nieuwigheid meer in de zakelijke dienstverlening. Zelfs de meer traditionele ondernemers beschouwen het internet tegenwoordig als een interessant afzetgebied en twitteren of hyven er lustig op los. Het mag dus geen verrassing heten dat er ook in het accountantsveld naarstig is
gezocht naar mogelijkheden om online te communiceren met klantrelaties en om
data en dossiers uit te wisselen.

Haken en ogen
Wie op zoek gaat naar online communicatieplatforms komt al snel uit bij de portaloplossingen. Daarvan zijn er inmiddels heel wat. Toch zitten er nogal wat haken en ogen aan de bestaande portals. Tenminste, dat vinden zeven middelgrote accountantskantoren die elkaar hebben gevonden in een voor de sector uniek initiatief.
In hun afzonderlijke zoektochten naar geschikte klantenportals kwamen ze tot de conclusie dat er niet één voldeed aan hun eisen. Óf de beveiliging was niet in orde, óf ze hadden te weinig mogelijkheden, óf er was geen keuzevrijheid voor wat betreft degebruikte software.
Met hulp van Full Finance sloegen de kantoren drie jaar geleden de handen ineen. Ze gingen gewoon zelf aan de slag en bouwden een heel nieuwe portal: vóór accountants dóór accountants. Het resulteerde in een oplossing waarbij een kantoor gewoon de eigen softwarepakketten kan blijven gebruiken en waarbij de klant zeker weet dat hij altijd de meest actuele data te zien krijgt.

Het platform, dat de naam MijnAccountantsPortal draagt, is inmiddels ruim een jaar in de lucht. Volgens projecttrekker Thijs Lenssen, bestuursvoorzitter van het deelnemende kantoor Innovista uit Horst, zijn de  initiatiefnemers er enthousiast over. Naast de initiatiefnemers hebben zich inmiddels ruim twintig andere kantoren zich aangesloten op MijnAccountantPortal. Samen met Henk Overbosch, hoofd Interne Organisatie van het kantoor Van Huffelen & Meenink in Epe, legt Lenssen uit wat de
nieuwe portal betekent voor de accountantspraktijk.

Dun
Thijs Lenssen: 'We hebben bewust gekozen voor de ontwikkeling van een zogenaamde dunne portal.' Het houdt in dat op de portalzelf geen gegevens worden opgeslagen. Slimme koppelingen zorgen ervoor dat de gebruikers rechtstreeks toegang krijgen tot de informatie die beheerd wordt op de kantoren, ongeacht welke softwarepakketten hiervoor worden gebruikt. De klant weet dus zeker dat hij de meest actuele informatie voor zich heeft. Om deze werkwijze mogelijk te maken, moet de gebruikte soft-ware op de kantoren een open structuur hebben. Inmiddels zijn er koppelingen gelegd met alle gangbare pakketten voor o.a. CRM, dossiervorming en digitale aangifte. Volgens Lenssen hebben de kantoren veel medewerking gekregen van hun leveranciers. Enkele hebben zelfs, met het oog op toekomstige ontwikkelingen, meegeïnvesteerd in de portal.

Functies
De portal kent een grote mate van flexibiliteit. Kantoren kunnen voor een groot deel zelf de inrichting van de verschillende menu’s bepalen. Per gebruiker/klant kunnen ze vastleggen welke onderdelen vanuit het klantdossier via de portal opvraagbaar zijn. Naast pagina’s met CRM-informatie, contactgegevens en financiële informatie kent de portal de functies Dossier, Dossiermanagement, Dashboard en Aangifte. Onder het tabblad Aangifte zijn alle SBR- en XBRL-functies te vinden. Hier kan de accountant zowel de (niet leesbare) XBRLdocumenten als de (leesbare) presentatiedocumenten klaar zetten.De klant hoeft slechts digitaal akkoord te geven waarna ze vanuit de portal direct naar de ontvangende instantie, zoals Kamer van Koophandel en Belastingdienst, worden verzonden. Een handig tabblad is het Dashboard. Dit bevat een groot aantal overzichten en grafieken met bedrijfscijfers en -resultaten. De gegevens worden rechtstreeks ingelezen en vertaald vanuit de financiële administratie.

Kosten er snel uit
Lenssen en Overbosch zijn ervan overtuigd dat het voor veel kantoren een effectief instrument is om de digitale communicatie en gegevensuitwisseling met klanten op gang te brengen. Thijs Lenssen: 'Het succes zal mede afhangen van hoe SBR en XBRL worden ontvangen door de markt. Maar zelfs zonder rekening te houden met de SBR-functie is deze portal al heel vernieuwend. Gewoon, omdat alle relevante documenten voor de klant bijeen zijn gebracht op één online plek. SBR mag dan de aanjager zijn, uiteindelijk is de toegevoegde waarde van deze portal veel meer dan alleen een goede SBR-oplossing.' Henk Overbosch: 'Het is wel bijzonder om te zien dat er n een markt is voor onze oplossing. Dat was in eerste instantie namelijk helemaal niet onze insteek. Wij wilden als kantoren gewoon kunnen beschikken over een voor ons op maat gesneden tool.' Kantoren die gebruik willen maken van de portal, betalen een fee en een licentiebedrag per gebruiker per jaar. Er zijn kantoren die de portalfaciliteit kosteloos aanbieden aan hun klanten als extra dienstverlening.
Henk Overbosch rekent uit dat deze bedragen snel zijn terugverdiend. 'Voor een laag bedrag per maand kunnen kantoren via de portal de meeste communicatie met hun klant digitaal afhandelen. Ze besparen daarmee op de handling- en printkosten, postverzendingen en andere administratieve zaken. Zo beschouwd heb je de kosten er snel uit’.

Chatten
De initiatiefnemers brainstormen alweer over nieuwe faciliteiten. Zoals het genereren van benchmarkgegevens, liquiditeits- en investeringsprognoses. De mogelijkheid voor een klant om rechtstreeks met zijn accountant te chatten via de portal is inmiddels gerealiseerd door de inzet van IBM SAmetime. Lenssen: 'De meeste accountants moeten nog erg wennen aan dat idee. Maar online communicatie wordt steeds gewoner. Niet alleen voor het jonge ICT-bedrijf maar ook voor de ambachtelijke slager op de hoek.En bij dit soort ontwikkelingen geldt: hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om nog aansluiting te vinden.'

 

 

Vraag het een expert

Actions
Loading...

Vraag het een expert

Twijfel over de juiste oplossing, technische problemen of andere vragen? Vraag het een expert!

Stel uw vraag

BlogPostBlockPortlet

Actions
Loading...
blog