Prototype Large Rich Text Acuity

Actions
Loading...

 

Over Platform Bèta Techniek


Platform Bèta Techniek is een tijdelijke stichting die in opdracht van onder andere de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Economische Zaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Volksgezondheid, Welzijn en Sportuitvoering geeft aan landelijke beleidsprioritering op het gebied van onderwijs en arbeidsmarkt, meestal met een nadruk op bètatechniek. Daarnaast heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ook programma’s met betrekking tot algehele kwaliteitsverbetering van het onderwijs bij PBT geplaatst.
 
Nederland heeft een kenniseconomie, die voor een groot gedeelte draait op bèta en technici. Daarom is het economische belang van een sterk en groot aanbod aan technisch en exact opgeleide jongeren groot. Door zorg te dragen voor een goede beschikbaarheid van bètatechnici en een betere aansluiting op de arbeidsmarkt, levert PBT een bijdrage aan de concurrentiepositie van Nederland. 
 
PBT hanteert een “ketenaanpak”, waarbij geïnvesteerd wordt in de hele onderwijsketen, van basisonderwijs tot en met hoger onderwijs. Door al in het primair onderwijs te zaaien, wordt de vijver van potentieel bètatechniektalent groter. De arbeidsmarkt mag niet ontbreken en wordt bij alle programma’s betrokken. De ambitie van PBT is dat 40% van alle afgestudeerden (vmbo, havo, vwo, mbo, hbo en wo) een bètatechnische opleiding heeft genoten. Deze doelstelling is overgenomen door de topsectoren in het Masterplan Bèta en Technologie (februari 2012).
 

Wendbaarheid en efficiëntie door de keuze voor één CRM-oplossing


Martine Spijksma is projectleider ICT en informatievoorziening bij PBT. Zij is onder andere verantwoordelijk voor de Monitor Techniekpact, het optimaliseren van de interne informatievoorziening en de ontwikkeling en implementatie van SugarCRM binnen PBT. 
 
Omdat programma’s steeds korter worden, is wendbaarheid cruciaal. “Een snellere en efficiënte inrichting van de administratie en de informatie om de programma’s te ondersteunen, is een must”, vertelt Spijksma. Op het moment van haar aantreden werd er gewerkt met meerdere CRM-oplossingen die niet met elkaar konden communiceren. Een totaaloverzicht van bepaalde programma-informatie was niet eenvoudig te verkrijgen. Ook de samenwerking binnen de programma’s en het delen van relevante informatie binnen de afzonderlijke projecten kon een stuk efficiënter. Daarom werd er gekozen om verder te gaan met één centrale CRM-oplossing. Deze oplossing moest web-based en ook mobiel beschikbaar zijn. 
 
De diverse CRM-oplossingen werden met elkaar vergeleken. De een was te uitgebreid en de ander minder gebruiksvriendelijk. SugarCRM, met Acuity als implementatiepartner, was de beste keuze voor PBT. 
 

Interviews voor inventarisatie van de requirements


Acuity heeft middels interviews geïnventariseerd wat er voor PBT in SugarCRM ingericht moest worden en wat er nodig was om de directie en opdrachtgevers van PBT van de juiste sturingsinformatie te voorzien. 
 
De interviews gaven een initieel beeld dat SugarCRM als oplossing zou kunnen volstaan. “Dit gaf ons meteen een stuk verantwoording voor de investering in een centrale CRM-oplossing.”, aldus Spijksma.
 
Tevens werd duidelijk dat er naast standaardmodules ook maatwerk nodig was om aan de requirements te kunnen voldoen. 
 

Samenbrengen van data in SugarCRM en de ontwikkeling van koppelmodules


Daarna is begonnen met het samenbrengen van alle aanwezige data in SugarCRM. Waar een voor PBT specifieke benodigde koppeling niet standaard aanwezig was, zijn maatwerkmodules ontwikkeld door Acuity. De module ‘organisaties’ en de module ‘contactpersonen’ zijn voorbeelden van standaardmodules waar organisaties en contactpersonen eenvoudig geregistreerd en gevonden kunnen worden. De modules ‘organisatieverbanden’ en ‘rollen van contactpersonen’, bedoeld om organisaties en personen te kunnen koppelen aan de programma’s waaraan zij deelnemen, is een koppelmodule die speciaal door Acuity werd ontwikkeld voor PBT. 
 
Spijksma legt uit: “Als een school aan verschillende programma’s meedoet, zie je dat in één oogopslag door de module ‘organisatieverbanden’. Je kunt ook op contactpersoon zoeken en zelfs op verschillende rollen die deze personen binnen verschillende programma’s vervullen.” 

Daarnaast is de module ‘netwerken’ ontwikkeld, waarin samenwerkingsverbanden tussen organisaties en personen kunnen worden vastgelegd. Deze module wordt bijvoorbeeld gebruikt voor publiek-private samenwerkingen. Spijksma: “Op het moment dat een Center of Expertise bijvoorbeeld subsidie aanvraagt bij de overheid, moet duidelijk zijn wie de penvoerder is en welke instellingen en bedrijven betrokken zijn bij datzelfde netwerk. Met SugarCRM zie je heel goed hoe die verbanden lopen en tevens is accurate rapportage mogelijk.”  
 

Actuele en snelle rapportages 


De rapportagemogelijkheden in SugarCRM zijn volgens Spijksma heel goed. “In de oude situatie duurde het veel langer om rapportages te maken. Nu zijn ze real-time en snel.” Ze is ook enthousiast over de overzichtelijke dashboards. “Hiermee zie je meteen wat er op programmaniveau gebeurt”. 
Ook het aanmaken van nieuwe programma’s en mailinglijsten is een stuk makkelijker geworden.
Het is bovendien zeer eenvoudig om diverse velden aan te passen.
Spijksma: “Zo zijn we van veel handmatige acties in Excel naar eenvoudige en snelle beschikbaarheid gegaan. SugarCRM is een stuk toegankelijker en daardoor is het gebruik ook beter. Het is een heel gebruiksvriendelijke oplossing en ik krijg veel positieve reacties van gebruikers.”


Wie werken ermee?


Alle medewerkers kunnen inloggen en gebruikmaken van SugarCRM. Ook enkele externe partners hebben toegang. Deze partners houden bij welke scholen met welk programmaonderdeel bezig zijn in het programma ‘Wetenschap & Technologie’. Er is binnen Sugar een rechtenstructuur vastgelegd. Hierdoor kunnen externe projectleiders minder data zien. Zo is interne en dus niet deelbare informatie afgedekt. Dit kan zelfs op veldniveau worden aangepast. Er kan derhalve ook niets verwijderd of aangemaakt worden door mensen die dat niet mogen.
 

Training


Een projectgroep bestaande uit acht personen uit de diverse programma’s heeft diverse workshops gevolgd. Daarna is de training uitgerold binnen de organisatie. Iedereen werd op de hoogte gehouden middels regelmatige updates en tijdige aankondiging van trainingen. De basistraining wordt regelmatig herhaald en er worden periodiek CRM-dagen georganiseerd. 


Samenwerking met Acuity 


Acuity was van begin af aan niet de verkopende partij, maar dacht mee en gaf eerlijk advies. Zo is er bijvoorbeeld ook geadviseerd in het maken van keuzes omtrent welke processen er wel of niet geadministreerd moesten worden. Dat is een goede check voor Spijksma geweest. 
Tijdens Show & Tell-momenten werd door Acuity aan de projectgroep binnen PBT getoond wat er was afgesproken in de projectaanpak. Spijksma heeft hier veel aan gehad. “Heel concreet zie je wat er gemaakt is en hoe het eruit ziet. Dit maakt het minder abstract. Bovendien kun je beter zien wat er eventueel nog aangepast moet worden. Je krijgt meteen een betere feeling met het eindproduct.” Aanvullend werden screenshots gedeeld om ook de interne organisatie enthousiast te maken. Spijksma zag hierin nog een duidelijk voordeel: “Mensen voelden zich betrokken, wat zorgde voor een goede adoptie”. 
 
Over de samenwerking met Acuity vertelt zij: “Het eindproduct wijkt nauwelijks af van de initiële requirements en dat vind ik knap. Er is een fijne afstemming, er zijn veel contactmomenten en tegelijkertijd korte lijnen. Ik ben ook erg tevreden over de tussentijdse evaluaties en de goede training. De samenwerking is altijd prettig.”
 

Toekomst


Spijksma richt haar blik niet alleen op de huidige mogelijkheden, maar ook op de toekomst: “De realiteit voor PBT verandert snel. We moeten dus ook snel in kunnen spelen op verandering. 
We kijken in dit toekomstperspectief ook naar SugarCRM om daarin te faciliteren.”