IBM Connections Cloud

Het product IBM Connections Cloud is een online samenwerkingsplatform dat gebruikt kan worden om dagelijkse werkprocessen binnen een organisatie te ondersteunen. Dit in samenwerking met het ecosysteem van leveranciers, externe partnerships en klanten. Binnen de omgeving is het eenvoudig om samen te werken met zogenaamde communities om door middel van kennis en data projecten, teams, afdelingen of meerdere vestigingen te ondersteunen.

Ook kan je kennis delen en informatie uitwisselen. Daarmee neemt het samenwerkingsplatform een centrale plek in binnen een kantoor. Het zorgt ervoor dat alle gebruikers eenvoudig en snel alle experts, kennis en informatie kunnen ontsluiten. Een gebruiker wordt daarmee efficiënter en effectiever.

IBM Connections logo 400x215
IBM connections 2B 535x337

Bewezen en beproefde technologie
IBM Connections Cloud is gebaseerd op bewezen en beproefde technologieën. Die zijn op een centrale plek bij elkaar gebracht in een sterk zakelijk platform. De kracht van profielen, netwerken en het geven van updates via een centrale tijdslijn zijn een voorbeeld van die technologieën.

Het vinden van informatie, kennis en kunde
Van alle medewerkers zijn op een centrale plek alle contactgegevens terug te vinden. Daarnaast is te zien aan welke manager(s) een medewerker rapporteert en wat de expertise en achtergrond van deze persoon is. De werknemer kan dus ook snel gevonden worden op basis van zijn of haar expertise. Iedere werknemer kan een gedeelte van deze informatie zelf up to date houden. Het andere gedeelte wordt toegevoegd vanuit een centrale directory of HR-systeem.

DMS
Binnen IBM Connections Cloud is het met de bestandenfunctie mogelijk om de documenten organisatie breed op een veilige wijze op te slaan. Dit in de cloud van het Softlayer datacentrum van IBM. De data staat in Europa/Amsterdam. Overzicht van de mogelijkheden van bestanden binnen IBM Connections Cloud:

  • Persoonlijke file opslag van 1 terabyte data per gebruiker
  • Klantdossiers (mappenstructuur) in een klant community
  • Samenwerken en delen van bestanden binnen IBM Connections Cloud, geen mail
  • Met meerdere personen gelijktijdig aan een document werken met IBM Docs
  • Versiebeheer op documenten
  • Integratie met Windows verkenner voor eenvoudig opslaan van bestanden in dossiers/communities
  • Integratie met office, voor eenvoudig opslaan van documenten/mails in dossiers/communities rechtstreeks vanuit Word/Excel/Outlook
  • Full text search door alle data om snel en eenvoudig documenten te vinden.
  • Integratie met MijnAccountantsPortal om eenvoudig dossierstukken te delen met de klant via de portal of de app. Daarnaast kunnen klanten documenten aanleveren die direct in het dossier worden geplaatst.
dms systeem 535x520

Andere functionaliteiten van IBM Connections Cloud
Naast de DMS-functies wordt IBM Connections Cloud ook veel gebruikt voor de volgende functionaliteiten:

  • Online meetings: Dankzij een online meeting kunnen medewerkers efficiënt samenwerken door een audio/video verbinding. Dit kan ook tussen medewerkers en klanten. Schermovername behoord ook tot de mogelijkheden. Kennis webinars voor klanten kunnen op deze wijze ook verzorgd worden.
  • Instant messaging: medewerkers/gebruikers kunnen onderling chatten voor efficiënte en directe communicatie zonder te hoeven mailen.
  • Activiteiten: binnen een klantcommunity kunnen activiteiten opgezet worden om samen te werken met de klant. Denk hierbij aan prepaire by client checklist die dan weer getoond wordt in het klantenportaal (MijnAccountantsPortal).
  • Profielen: elke medewerker heeft een eigen profiel met foto en mogelijk contactgegevens. Daarnaast kan het profiel aangevuld worden met 'tags'. Op deze wijze kunnen medewerkers kennistags toevoegen aan het profiel. Hierdoor kan je medewerkers zoeken op basis van het profiel, zodat je kunt zoeken naar de persoon met de juiste kennis. Voor nieuwe medewerkers is het makkelijk om te zoeken wie je moet hebben binnen de organisatie.
  • Wiki/blogs: voor het vastleggen van kennis, handboeken en dergelijken die gedeeld kunnen worden binnen de organisatie.
  • Analytics: Binnen IBM Connections Cloud wordt een stuk software van de IBM Cognos omgeving meegeleverd. Hierdoor is er realtime analytics beschikbaar binnen IBM Connections Cloud om het gebruik van de omgeving te monitoren en analyseren.
  • Search: Standaard kan binnen IBM Connections Cloud perfect gezocht worden. Maar IBM biedt ook een Enterprise search oplossing. Hiermee kunnen meerdere bronnen van de betreffende organisatie en data, beschikbaar op het web, doorzocht worden en gepresenteerd aan een gebruiker.

IBM Connections Cloud biedt nog meer voordelen
De volgende andere belangrijke punten zijn ook van toepassing als voor dit punt gekozen wordt:

  • Schaalbaarheid: IBM werkt wereldwijd met meer dan 350.000 IBM Connections Cloud gebruikers
  • Security: IBM Connections Cloud voldoet aan wereldwijde security standaarden. Documenten kunnen encrypted opgeslagen worden.
  • Maintenance & Support: 24/7 support vanuit IBM en het recht op nieuwe versies, fixes en updates.
  • Meertaligheid: De software is beschikbaar in meer dan dertig talen.
  • Mobile: IBM Connections Cloud beschikt over een mobiele app waarmee alle content op mobiele devices beschikbaar is. Een aantal onderdelen is zelfs offline beschikbaar. De app wordt ondersteund door alle grote mobile device managementoplossingen zoals bijvoorbeeld MAAS360 en MobileIron.
  • Keuzevrijheid: Denk hierbij aan Apple desktop of Windows desktop, ondersteuning voor verschillende server operating systemen, smartphones en tablets met diverse operating systems en ondersteuning voor verschillende database types.
  • Partner netwerk: Over de hele wereld kunnen IBM-partners (of IBM zelf) de lokale uitrol verzorgen. Als betreffende organisaties besluiten IBM Connections ook buiten Nederland in te zetten, kan hier gebruik van worden gemaakt.
  • Strategisch: IBM Connections Cloud is een onderdeel van de Digital Experience visie van IBM. Hieronder vallen o.a. portalen, digital content marketing, e-commerce, mobile development, enterprise search en analytics.
  • Watson: IBM Connections Cloud krijgt standaard koppelingen met IBM Watson. Watson zal op lange termijn veel taken van mensen overnemen. Deze kan in milliseconden databronnen doornemen, verbanden leggen met andere bronnen en dan meerdere oplossingen presenteren met een waarschijnlijkheid voor de beste oplossing. 
  • Add-ons: Er zijn verschillende add-ons die het platform kunnen versterken en/of uitbreiden. Voorbeelden hiervan zijn Kudos Boards en ProjExec.
  • IBM Global Financing: IBM biedt de mogelijkheid om het totale project te financieren over een periode van meerdere jaren, met maandelijkse/kwartaal/jaarlijkse betalingen.

IBM Connections Cloud is marktleider op gebied van social software
Verder willen wij je ook wijzen op de erkenning van IBM-software door toonaangevende onafhankelijke onderzoeksbureaus. Zo is IBM voor het derde achtereenvolgende jaar als marktleider uitgeroepen in Aragon Research Globe voor Enterprise Social Software. In oktober 2018 is IBM voor het tiende achtereenvolgende jaar in Gartner Magic Quadrant als leider uitgeroepen voor Social Software op de werkplek.

IBM Connections 5 535x190
ibm connections 5 535x350

Het werk wordt effectiever, efficiënter maar bovenal leuker
Een aantal belangrijke onderdelen besparen veel tijd in het dagelijks werk en maken daarmee het werk plezieriger. Dit zijn onder andere het versiebeheer bij bestanden en het direct tonen van de preview van een bestand zodat het downloaden veelal overbodig wordt. Ook kan je reacties bij het bestand plaatsen en discussies direct bij het bestand voeren.

Het resultaat is dat altijd iedereen de juiste (laatste) versie van een bestand beschikbaar heeft binnen de organisatie. Dit kan natuurlijk ook in samenwerking met externe partijen, zodat er vooral minder e-mail benodigd is om datzelfde resultaat te bereiken. Om vergaderingen en andere processen te ondersteunen zijn er ook activiteiten met daarin actiepunten, besluiten en andere onderdelen. Op deze manier is iedereen voor, tijdens en na de vergadering op de hoogte van de openstaande actiepunten, afgesloten actiepunten en andere belangrijke informatie. Zo kan de vergadering weer zijn waar deze voor bedoeld is.