CRM implementatie

Acuity heeft door de jaren heen een projectaanpak ontwikkeld. Deze aanpak heeft zich bewezen in een groot aantal CRM-implementatietrajecten. Het project zal een aantal fases doorlopen welke hieronder beschreven staan.

Initiatiefase
Dit is de opstartfase van een project. In deze fase wordt in de vorm van een zogenaamde workshop uitgezocht en afgestemd wat er precies moet gebeuren. Dit geldt voor de functionele kant en ook hoe dit moet worden geïmplementeerd aan de technische kant. De door de klant gestelde eisen, wensen en doelstellingen dienen hier als uitgangspunt. Daarnaast zullen de kernwaarden van de klant helder vastgelegd worden. Dit om er zeker van te zijn dat goed gebruik van het eindproduct zal leiden tot een optimalisering van deze kernwaarden. Als resultaat van deze fase komt er een projectdocument waarin dit beschreven staat inclusief benodigde tijd, budget, verantwoordelijkheden en risico’s.

crm implementatie 550x370
crm implementatie 2 535x485

Executiefase
In deze fase wordt de CRM-software ingericht naar de wensen van de klant. Dit op basis van informatie verkregen uit bovenstaande workshop en inhoud van het projectdocument. Om te voorkomen dat in een laat stadium wordt ontdekt dat er een scheefloop is tussen wat gevraagd en geleverd gaat worden, zijn er zogenaamde show & tell overleggen. Hierin laat Acuity een gedeelte van de al opgeleverde functionaliteit aan de klant zien om zodoende tijdig bij te kunnen sturen. Met welke interval deze show & tell overleggen plaatsvinden wordt in overleg met de klant bepaald en ook in welke vorm (on-site of remote). In deze fase wordt het door Acuity ontwikkelde werk al intern getest en waar nodig aangepast.

Testfase
In deze fase wordt via intensieve tests door de klant bevestigd of het geleverde werk passend en werkend is. Tijdens het testen komen issues naar boven. Deze worden geregistreerd en opgelost. Daarna dienen deze geregistreerde issues opnieuw te worden getest. De testfase wordt afgesloten door een officiële sign off. Door dit te doen geeft de klant aan dat het systeem naar behoren functioneert en dat hiermee de volgende fase, go live, kan worden aangevangen.

Training, adoptie en Go Live
Zo snel mogelijk na de training gaan de eindgebruikers het systeem gebruiken. Daarmee is het systeem live. De training heeft als hoofddoelstelling om gebruikers te leren hoe het systeem werkt. Naast de trainingen verzorgen wij ook adoptieprogramma’s. Hier gaat het met name om de juiste manier van werken. Dit willen wij in een bredere context op motiverende wijze stimuleren.

After care en support
Na Go live kunnen Acuity-medewerkers aanwezig zijn op de werkvloer van de klant. Zo kunnen ze de medewerkers bijstaan bij hun eerste stappen in de nieuwe manier van werken. Dit noemen we floorwalking. Na ongeveer drie maanden (de garantieperiode) wordt het project overgedragen van de projectmanagementafdeling naar de supportafdeling van Acuity. Eventuele issues kunnen worden gemeld via het centrale supportnummer of mailadres van Acuity. Ook wordt er een evaluatie gehouden met de projectmanager van de klant en wordt, indien van toepassing, een volgende fase opgestart.

crm implementatie 3 535x415