Eenvoudig documenten genereren vanuit Salesforce

Blog
22 Nov 2018
Ellen van Hattem
blog docomotion 350x250

Je hebt als organisatie Salesforce als CRM-oplossing in gebruik om alle klantinformatie op één plek te registreren, beheren en monitoren. Mede door middel van slimme koppelingen met andere systemen zit alle relevante informatie in Salesforce. Kortom, de eerste efficiëntieslag is al gemaakt. Hoe kunnen de interne processen nog efficiënter ingericht worden en kan de volgende slag geslagen worden?

Nu alle relevante informatie in één systeem zit, is het mogelijk om eenvoudig verschillende soorten documenten te genereren zoals offertes, facturen, managementrapportages en contracten. Het is niet meer nodig om handmatig informatie uit verschillende systemen te verzamelen om een document samen te stellen. 

Het enige dat je nodig hebt is een goede document creatie oplossing in Salesforce. In deze blog gaan we verder in op Docomotion.

 

Docomotion
Met Docomotion kun je eenvoudig documenten ontwikkelen, testen en beschikbaar stellen voor gebruik in Salesforce. Met MS Word, en veel van de bekende MS Word functionaliteit, als basis is het eenvoudig om de gewenste documenten te ontwikkelen. Huidige bedrijfsdocumenten in MS Word format of aanwezige MS Word templates kunnen als basis dienen.

Als de gewenste documenten zijn ontwikkeld, kunnen ze beschikbaar worden gesteld binnen Salesforce. Je kunt daarbij aangeven dat documenten alleen op bepaalde plaatsen in Salesforce gegenereerd mogen worden. Offertes wil je genereren vanuit de module Offertes en contracten vanuit de module Contracten.

Bij het genereren van een document kan de gebruiker selecteren wat het gewenste type document is, wat de gewenste output is (MS Word, PDF, HTML-document of e-mail), hoe het document verspreid moet worden (mail, download) en waar het document na het genereren terug te vinden is in Salesforce (Notities & Bijlagen van een bedrijf of contactpersoon of onder Documenten).

Een interessante optie in Docomotion is het maken van interactieve documenten. Hierbij valt te denken aan documenten die met een digitale handtekening ondertekend kunnen worden alsook klantenquêtes en documenten met een call-to-action. Een korte opsomming van voordelen van de interactieve component:

  • Het digitale tekenproces van documenten kan efficiënter;

  • Klanten kunnen via dit type formulieren hun informatie in Salesforce up-to-date houden, omdat de ingevulde waardes automatisch in Salesforce weggeschreven of geüpdatet kunnen worden;

  • Een mogelijkheid om in contact te staan met je klant en feedback te verzamelen.

Tot slot
Docomotion is een waardevolle toevoeging aan Salesforce als het om het creëren van documenten gaat. Het interne ‘documenten’ proces wordt efficiënter. Hierdoor zijn naast up-to-date klantinformatie ook alle informatie inclusief gegenereerde klantdocumenten eenvoudig in Salesforce terug te vinden.

Tot slot nog een paar weetjes:

  • Ook voor niet- technische mensen eenvoudig te gebruiken!

  • Gebaseerd op HTML5 en beschikbaar voor mobiele apparaten.

  • Cloud gebaseerde en goed beveiligde oplossing.

Meer weten?
Onze consultants bekijken graag welke mogelijkheden Docomotion voor Salesforce biedt om jouw dagelijkse werkzaamheden verder te ondersteunen. Daarnaast heeft Acuity ook een oplossing voor SugarCRM om hetzelfde te bereiken. Neem dus gerust contact met ons op.