Dit is de vernieuwde workflow in de Sugar 8.3 release

Blog
14 Mar 2019
Arjen Smith
afbeelding blog sugar 8.3

SugarCRM heeft sinds een paar maanden versie 8.3 uitgebracht. Na de eerste upgrades en klantenervaringen vallen met name in de Enterprise editie verbeterde mogelijkheden bij de Advanced Workflow op. Verder zijn er een aantal veelgevraagde features toegevoegd. Denk hierbij aan het kunnen exporteren van alle soorten rapportages en een nieuw timestamp-achtig commentveld.

Advanced Workflow: Multi-Layer Module Relationships
Deze nieuwe feature klinkt nogal technisch. Toch maakt het een heleboel nieuwe en interessante functionele usecases mogelijk. Om een concreet voorbeeld te geven van wat tot nu toe al wel kon als een Opportunity "Closed Won" wordt:

  • Maak automatisch een opvolg taak/call etc. bij deze opportunity
  • Verander automatisch een ander veld van deze opportunity

Wat tot nu toe nog niet kon als een Opportunity "Closed Won" wordt:

  • Maak automatisch een taak/call etc. bij het Account gerelateerd aan deze Opportunity
  • Verander automatisch een veld bij het Account gerelateerd aan deze Opportunity. Denk bijvoorbeeld aan een veld als "Customer importance" dat je mede laat bepalen o.b.v. de grootte van de Opportunity.

Je kunt zelfs nog een niveau dieper gaan qua gerelateerde modules. Ter inspiratie nog een paar voorbeelden die vanaf nu zonder maatwerk gerealiseerd kunnen worden:

  • Als een Organisatie status of type "Ex-klant" wordt, dan sluiten automatisch alle openstaande Opportunities af naar Closed Lost
  • Een veldje "Datum laatste meeting" in laten vullen bij een Organisatie op basis van onderliggende Meetings

Tot slot: wil je dit alles in een OTAP straat doorvoeren? Dan heeft Sugar nu een Procesvalidatie button. Daarin wordt gecheckt of het proces ook nog werkt na export/import in een nieuwe omgeving. Dit verbetert releasemanagement omdat je zo eerder fouten kunt opsporen.

afbeelding blog arjen sugar 8.3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vanaf nu alle vier typen rapportages te exporteren naar CSV
Tot aan deze release kon je alleen rapportages van het type "Rijen- en Kolommen" (Rows & Columns) direct exporteren naar Excel. Het idee bij de andere drie soorten (Summation, Summation with Details en Matrix) was dat je ze kon groeperen en optellen. Dat doe je of in Sugar of zelf in Excel na een export van een rijen- en kolommenrapport.

Toch vonden veel Sugargebruikers dit lastig. Vaak zag je in de praktijk dat er kopieën werden gemaakt van hetzelfde rapport voor verschillende doeleinden. Dit hoeft vanaf nu niet meer. Ook de andere drie rapportagetypen kunnen nu geëxporteerd worden. Je kunt ze dan naar believen verder bewerken of combineren met andere Excel-data.

Nieuw type veld: Comments bij Cases
Een laatste verbetering die ik wil toelichten is een nieuw commentveld bij o.a. de module Cases. Deze is nu standaard in de modules Bugs en Cases. Ook is deze toepasbaar op alle andere modules. Vaak zie je dat er door verschillende mensen aan een Case wordt gewerkt. Het is daarom handig om via korte notities (intern) te laten weten wie, wat wanneer heeft gedaan. Het commentveld maakt dit makkelijker door middels timestamps deze informatie te updaten. Dit verbetert daarmee het overzicht.

Benieuwd hoe deze nieuwe (en bestaande) functionaliteiten jouw onderneming kunnen ondersteunen? Twijfel er dan niet aan om contact met ons op te nemen.