Digital Transaction Management: Het rond maken van de cirkel

Blog
22 Jun 2015
Max Verbong
digital transition blog 350x250

Organisaties hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de automatisering van voornamelijk de interne processen. Documenten worden niet meer gemaild, maar met collega's gedeeld en er wordt enthousiast samengewerkt binnen community's. De papierstromen zijn hierdoor binnen de eigen organisatie steeds verder afgenomen, maar helaas zet zich dat niet door wanneer we gaan communiceren met onze klanten en leveranciers. Hoe gaat het nu vaak in zijn werk? Op basis van de gegevens in de CRM applicatie wordt een offerte opgesteld, aangevuld met informatie uit andere systemen. Deze offerte wordt voorzien van een ingescande handtekening van de manager en opgeslagen als pdf. Vervolgens wordt deze offerte gemaild naar de klant, daar blijft deze nog even in de mailbox zitten. Uiteindelijk wordt de offerte uitgeprint en besproken. Met het uitgeprinte document maken we een 'rondje door de zaak' om de juiste handtekening(en) te verzamelen en daarna wordt het document weer ingescand.

 

Het ingescande document wordt weer terug gemaild naar uw organisatie, alwaar het uit de mail wordt gevist en als document in de CRM applicatie gehangen wordt en als order verwerkt moet worden in het ERP systeem. Vaak betekent dit dat er geen link meer is tussen de verzonden offerte en de getekende versie en er zijn veel punten in het proces waar zaken mis kunnen gaan en dat terwijl het eigenlijk simpel is om het proces verdergaand te automatiseren. Hoe maken we het cirkeltje dan rond?

We gaan even terug naar voorgaand voorbeeld. De data die benodigd is om de offerte te maken komt uit de CRM applicatie en uit andere systemen. Met een eenvoudige druk op de knop wordt de offerte gegenereerd op basis van deze beschikbare data, eventueel aangevuld met een persoonlijke noot. Dit document wordt automatisch door het systeem doorgestuurd naar de manager die hiervan een notificatie ontvangt en het document digitaal kan ondertekenen op zijn smartphone. De offerte wordt daarna doorgestuurd naar de klant en nadat de offerte besproken is wordt de offerte gedelegeerd aan de persoon die tekenbevoegd is. Deze persoon tekent de offerte digitaal op zijn tablet en de getekende versie wordt volledig geautomatiseerd beschikbaar gesteld in de CRM applicatie en de order wordt aangemaakt in het ERP systeem. De persoon die de offerte heeft uitgestuurd krijgt indien gewenst nog een berichtje dat het cirkeltje helemaal rond is en kan zich volledig concentreren op belangrijkere zaken.

In de praktijk betekent dit dat offertes en andere documenten die, zowel intern als extern, een handtekening behoeven veel sneller door het hele proces heen gaan. Vooral de mogelijkheid om eenvoudig digitaal te ondertekenen vanaf een smartphone of tablet dragen hier enorm aan bij. Het ijzer smeden als het heet is wordt hierdoor veel eenvoudiger. Digital Transaction Management is daarmee nog vele malen effectiever dan de investering die u al gedaan heeft in uw ERP systeem of CRM applicatie. We horen u zich al afvragen wat de stappen zijn om dit te bereiken. Het beste is om daarvoor de volgende stappen te hanteren:

  • Begin klein, met één proces en werk dat goed uit
  • Zorg voor een goede management buy-in
  • Zorg voor enthousiaste medewerkers en een goede adoptie
  • Begeleid het proces goed, ook naar de klanten toe 

En van daaruit gaat u, met enthousiaste medewerkers, klanten en leveranciers verder kijken naar de andere processen die u op deze manier kunt ondersteunen. Als men het eenmaal heeft ervaren en het gemak van heeft ingezien, dan is dit één van de gemakkelijkste onderdelen van acceptatie van procesautomatisering die u ooit meegemaakt heeft! Op naar een wereld met nog minder papier en vereenvoudigde en snellere processen.